A difícil missão da escolha adequada de um software-aplicativo

Quando você sente que sua empresa tem a necessidade de partir para a informatização, o primeiro obstáculo está na escolha de um aplicativo: comprar aquele que um amigo indicou ou o que está sendo utilizado na empresa vizinha, ou ainda, o da revista especializada, talvez um outro que... Além desta angústia, ainda existem as opções de comprar um software-aplicativo pronto, que chamam de pacote, um específico para o meu negócio, que é bem mais caro do que o anterior, ou mesmo solicitar o desenvolvimento de um sistema. Mas em quem confiar? As histórias de softwares órfãos, onde o desenvolvedor simplesmente sumiu, são tantas.

Como começar? Em quem confiar? O quê comprar?

Este Sebrae Responde pretende esclarecer algumas destas dúvidas e ajudar você, empresário, a vencer os tortuosos caminhos da escolha adequada de um software - aplicativo para a melhor competitividade da sua empresa.

Quais são as Fases da Informatização?

1. Reconhecimento das necessidades da Gestão Empresarial;
2. Escolha e aquisição do software-aplicativo;
3. Escolha e aquisição dos computadores e da infra-estrutura necessária;
4. Adequação da organização à informatização;
5. Evolução constante da informática na vida da empresa.

Detalharemos cada uma delas, então.

1. Reconhecimento das necessidades da Gestão Empresarial

O primeiro passo a caminho da informatização é conhecer e definir as necessidades reais da empresa, que são divididas em três análises de reconhecimento empresarial:

1.1. Operacional: reconhecer todos os processos que agrupam diversas atividades empresariais específicas realizadas na empresa.

A informatização deverá dinamizar as relações dos processos com as necessidades da empresa, clientes e fornecedores. (Ex.: processo de vendas com as atividades de atendimento, cadastro, estoque, contas a receber, etc). O ideal é a elaboração de um fluxograma dos processos e das atividades relacionadas de modo simples e funcional.



1.2. Funcional: reconhecer as atividades realizadas por funcionários no relacionamento com clientes, fornecedores e para proporcionar recursos à gestão empresarial, para as quais a informatização irá proporcionar à empresa e também aos clientes, maior versatilidade e rapidez em todo o processo de atendimento (Ex.: confirmação do valor de venda de determinado produto e a totalização de um orçamento).

1.3. Mercado: reconhecer os padrões implementados no segmento de mercado, em função da necessidade de competição, obrigando a empresa a seguir um determinado padrão estabelecido no mercado. (Ex.: um supermercado com seus "check-out" - PDV). A informática deverá atender aos pré-requisitos determinados no mercado.

2. Escolha e aquisição do software-aplicativo

Após definir as necessidades empresariais, é preciso encontrar o software-aplicativo adequado à empresa e aos seus processos organizacionais específicos.

Muitas vezes, infelizmente, a aquisição de um computador tem sido o sinônimo de informatização, levando a empresa na busca frenética de qualquer sistema para atender às exigências básicas da organização, causando sérios prejuízos para a mesma. Chegou então o momento de sair em busca da melhor solução de informatização para a empresa. Para procurar evitar grandes transtornos, financeiros e/ou operacional-funcionais, é fundamental seguir as fases descritas a seguir:

2.1. Como definir sobre o melhor aplicativo para a empresa?

Existem no mercado atualmente, três grandes grupos de aplicativos que podem ser encontrados nas empresas especializadas ou na Internet, através dos sistemas disponibilizados nas Provedoras de Serviços de Software (ASP - application service provider), a saber:

- SGE Sistema de Gestão Empresarial - ERP (Enterprise Resource Planning)

Sistema que procura integrar as diversas áreas da empresa, fornecendo informações detalhadas e de gestão, devidamente estruturadas e voltadas ao interesse da organização e ao seu modelo organizacional, atendendo às necessidades do mercado (consumidores e fornecedores).

- SGC Sistema de Gerenciamento de Clientes - CRM (Customer Relationship Management)

Este sistema tem como finalidade atender às necessidades totais dos clientes, acompanhando toda a cadeia de logística da empresa, desde a compra junto aos fornecedores, os trâmites internos da empresa, estoque, expedição, entrega e principalmente a busca constante da fidelização dos clientes através da sua plena satisfação com os produtos e serviços da empresa.

- Básicos

Estes modelos de sistemas, apesar de não terem as pretensões dos dois anteriormente citados, também permitem o gerenciamento informatizado da empresa, através da tabulação e análise de dados captados nos diversos controles empresariais, realizados de forma básica e específica (atendendo as particularidades de cada ramo de atividade empresarial). Estes modelos estão divididos em três espécies de softwares-aplicativo:

a) Básico - Genérico: aplicativo criado para atender aos mais diversos modelos organizacionais, dos diversos ramos da atividade econômica, utilizando para isso, processos básicos gerais necessários à grande maioria das empresas.

Os Aplicativos Básicos - Genéricos Fechados: são softwares-aplicativo que não permitem quaisquer alterações nas telas de apresentação, banco de dados e suas variáveis, sendo adquiridos muitos vezes como um "produto de supermercado".

Os Aplicativos Básicos - Genéricos Abertos: são softwares-aplicativo que permitem algumas alterações no sistema, geralmente apenas no item "relatórios", os quais podem ser agregados outros padrões de relatórios através de composições de dados voltadas às necessidades da empresa.

b) Básico - Especializado: aplicativo desenvolvido para atender empresas de um ramo de atividade econômica, específico (Ex.: Farmácia, panificadora, autopeças, etc.), em que são definidos padrões de processos em relação à atividade empresarial, principalmente quanto aos bancos de dados de itens de estoque, modelo de atendimento, controles de compras e vendas, emissão de Notas Fiscais, relatórios de acompanhamento e gerenciais.

c) Básico - Específico: aplicativo criado sob encomenda, ou aplicativo que, ao decorrer da implantação, se torna específico à determinada empresa, em função de processos e critérios de entrada de dados e relatórios, voltados a atender 100% das necessidades de controle de gestão de uma única empresa.

2.2. Quais são as fases da implantação do Software-Aplicativo?

1. Diagnóstico
2. Apresentação;
3. Adequação;
4. Contrato;
5. Treinamento Genérico;
6. Implantação;
7. Treinamento Específico;
8. Adequação Específica;
9. Acompanhamento;
10. Evolução.

Veremos cada uma das fases isoladamente.

1. Diagnóstico e comparação do aplicativo

É fundamental o diagnóstico e a comparação dos parâmetros do aplicativo com as necessidades básicas e específicas da empresa, se possível, de mais de um aplicativo, promovendo assim, uma melhor visão dos produtos oferecidos no mercado de informatização empresarial. Com o apoio do documento, a seguir, é possível realizar a comparação das informações informatizadas já existentes na empresa com aquelas que são críticas e/ou necessárias à Gestão Empresarial das empresas, podendo ainda ser realizada a comparação entre dois aplicativos.

Na planilha que segue, é possível ainda, visualizar um desenho da informatização básica de um pequeno estabelecimento comercial. São informados alguns preços de mercado de computadores, sistemas operacionais e um conjunto de softwares empresariais (suíte) dentre os mais utilizados no mercado.

No quadro a seguir, no item 3, em branco, estão disponíveis computadores, infra-estrutura e periféricos, para o relacionamento de empresas fornecedoras de soluções de softwares-aplicativo, lembrando sempre que existe a possibilidade de proceder download (copiar arquivos da internet) de alguns aplicativos.

2. Apresentação do software-aplicativo

Sempre procurar conhecer o melhor possível o aplicativo antes da compra. Com ajuda do vendedor e/ou desenvolvedor (ideal), ou mesmo sozinho, através da utilização e visualização de um demo (sistema com tempo limitado de uso, apresentado algumas vezes de modo incompleto permitindo uma visão geral do sistema), enviado pelo fornecedor ou obtido via download na Internet. Veja seus processos de entrada de dados (se existem as variáveis mínimas para o atendimento das necessidades empresariais, se a visualização das telas do sistema permite fácil compreensão por parte dos funcionários e também se atende à maioria dos procedimentos operacionais da empresa), além do fornecimento de relatórios e informações gerenciais, na tela e/ou impressas.

3. Adequações Básicas para a implantação

A preparação da empresa e dos funcionários para entrada de um intruso na organização deve ser muito bem planejada, para causar a menor quantidade de traumas em todos.

3.1. Adequação básica - da parte física

Como estruturar a informatização? O passo fundamental é a infra-estrutura, compreendendo o conhecimento dos processos da empresa e da adequação do aplicativo a estes processos organizacionais.

A equipe de funcionários até a alta gestão (sócios, diretores e gerentes) precisa estar comprometida com a implantação da informática na organização empresarial, existindo o total interesse em "fazer funcionar" o sistema de informatização escolhido. O preparo em realizar os controles gerais da empresa, os implementado ao software-aplicativo.

A gestão empresarial deve ser a finalidade do aplicativo, oferecendo recursos e suporte às decisões mais diversas, sejam elas gerenciais e/ou funcionais, ou do mercado que a envolve, procurando atender às tendências do nicho de mercado, formalizando através do aplicativo, as estratégias essenciais à sobrevivência empresarial como um todo, possibilitando a estruturação de novas conquistas de negócios.

3.2. Adequação básica - do aplicativo

Como preparar o aplicativo para a plena utilização? Quando o aplicativo suportar adequações, procurar configurar as telas de captação/digitação de dados, o mais próximo possível da realidade das atividades operacionais da empresa, como também os demonstrativos e relatórios gerenciais e de simples consulta.

4. Formatação e Entendimento do Contrato

Não aceite simplesmente o contrato. Discuta o máximo possível, seja sobre o suporte a ser oferecido, presencial (principalmente, no início da implantação) ou remoto (via Internet), seja sobre seus direitos e deveres como consumidor de um software-aplicativo. Garantia de consistência de dados (erros e/ou desaparecimento de dados ou mesmo arquivos inteiros sem uma justificativa operacional), segurança do aplicativo e de seus dados e arquivos, erros absurdos de digitação, como números inconsistentes à determinada variável, inserção ou exclusão de dados sem autorização.

Tenha entendimento pleno, e concordância, dos valores referentes aos serviços a serem prestados, como por exemplo: atendimentos de emergência, alteração de banco de dados, alteração de variáveis, inclusão ou exclusão de relatórios, inserção de senhas de acesso, treinamento de funcionários, treinamentos extras, adequações do sistema aos processos específicos da empresa. Além de entendimento, concordância e descrição detalhada no contrato do que está sendo coberto pelo valor da manutenção a ser paga mensalmente, ou do aluguel do aplicativo. Estar ciente dos prazos de validade, do aplicativo, da manutenção gratuita ou paga, descontos, consultorias, treinamento e adequações do aplicativo à empresa.

5. Treinamento Genérico

Antes de conhecer o aplicativo que será utilizado na empresa, é importante entender os procedimentos básicos de um computador e do sistema operacional (DOS, Windows 95/98, MacOS 8.5, Linux, etc) e/ou software de rede (Novell NetWare, Windows NT Server 4.0, LANtatic 8.0, Windows 2000, Conectiva Linux, etc), como também "suítes" empresariais (Corel WordPerfect , MS-Office 2000 , Lotus, etc), com suas planilhas eletrônicas, editores de textos, editoração eletrônica e outros softwares bastante difundidos no meio empresarial.

6. Implantação. Divide-se em:

6.1. Implantação Total

Quanto à aquisição de um software-aplicativo básico, seja ele genérico, especializado ou específico, em função da interatividade e dimensões do sistema, normalmente a implantação é realizada de forma integral, pois o aplicativo necessita de informações de diversas áreas para proceder as integrações dos bancos de dados.

6.2. Implantação Modular

Quanto à aquisição de um aplicativo de Gestão (ex.: ERP), é sempre interessante proceder à implantação modular, procurando atender inicialmente as áreas mais críticas da empresa, como logística e financeira. Evitando sempre que possível, a utilização de dois sistemas em paralelo com a justificativa de segurança nas informações, pois os erros, quando surgirem, terão que ser procurados nos dois sistemas, demandando tempo e dinheiro, além de provocar incertezas de consistência e segurança em relação, principalmente, ao novo aplicativo.

7. Treinamento Específico

O treinamento específico do aplicativo sempre é muito importante para a perfeita e completa utilização de qualquer sistema. Principalmente quando utilizado por uma empresa e diversos funcionários, sendo que através dele serão tomadas as decisões para a sobrevivência da organização no mercado.

7.1. Treinamento Específico Geral

Existem aplicativos, principalmente os básicos, que em virtude da integração de dados, exigem um treinamento que precisa ser realizado de forma geral, abrangendo todos os aspectos, processos e atividades inerentes ao sistema, pois todos os dados são pré-requisitos para o correto funcionamento do software. Neste caso, o treinamento deve seguir os processos habituais da empresa, facilitando a compreensão por parte dos funcionários, inclusive proporcionando maior segurança e aceite do novo sistema.

7.2. Treinamento Específico Modular

O treinamento modular é sempre indicado para o total conhecimento dos recursos e operações do sistema, como também, maior assimilação por parte dos funcionários. É interessante o treinamento de duas pessoas (no mínimo) para atuarem como consultores internos, sanando pequenos problemas do sistema, banco de dados, sistema operacional, cópias de segurança, etc.

8. Adequações Específicas

Quando o sistema permite adequações, em função das necessidades específicas da empresa, é sempre interessante proceder as devidas "correções à realidade empresarial do momento". Porém, deve-se analisar o contrato e conhecer os custos e despesas das adequações.

9. Acompanhamento e Treinamento

9.1. Acompanhamento e Treinamento - Geral

Para a plena satisfação com o software-aplicativo, os acompanhamentos periódicos da sua utilização total e de treinamento específico por parte do fornecedor do aplicativo, são fundamentais para o sucesso do sistema na empresa.

9.2. Acompanhamento e Treinamento - Adequação

Após a realização das correções do sistema, é fundamental o acompanhamento dos processos funcionais e informatizados, para evitar assim, dificuldades de manuseio e utilização do aplicativo com o treinamento específico necessário.

10. Evolução do Aplicativo

A principal dificuldade encontrada nas empresas em relação aos aplicativos utilizados é a adequação do sistema às novas realidades da empresa e do próprio mercado. Dessa forma, é importante que a empresa que fornece o software-aplicativo realize as devidas atualizações do aplicativo, não somente em relação às leis, principalmente do Fisco, mas também em função das novas necessidades empresariais, sejam elas de atendimento, financeiro ou de logística, dentre outras.

Consultoria - SEBRAE-SP

Excelente artigo. Se as empresas se preocupassem em verificar cada tópico comentado, antes de iniciar o processo de aquisição de softwares, muitos recursos seriam poupados ou melhor, não seriam desperdiçados.[/img]

Muito bom esse artigo...excelentes dicas...